¿Cuánto es lo razonable que una empresa debe destinar para que el viaje de un trabajador sea rentable para la compañía? ¿Cómo solucionar los imprevistos de un viaje? Si se debe extender la estadía, ¿cómo se logra minimizar el costo de alojamiento y pasajes para que la compañía no se lo gaste todo en ese viaje?
Esas son algunas de las preguntas que cualquier empresa debería hacerse cuando empieza a extender las fronteras de su negocio y empieza a mandar a sus trabajadores a viajes de trabajo.
Porque una cosa es comprar el pasaje y otra, muy distinta, es hacer que el ejecutivo que viaje vuelva a casa sin novedad y sin haber destrozado la tarjeta corporativa.
Por eso, el primer consejo que dan los expertos en viajes corporativos es, a ojos cerrados, desarrollar una política de viajes corporativos clara desde el primer momento.
Esto, dice Alejandra Rivas, head of Business Management de la agencia de viajes especializada Turavion, es algo así como un "rayado de cancha", que permite que los colaboradores de la compañía sepan qué supervisar, pero también qué es lo que pueden y no pueden hacer durante un viaje de trabajo.
Aquí se define la importancia de planificar, cuáles son los gastos que cubrirá la empresa, a qué categoría de hoteles se puede optar, las clases de vuelos a los que se pueden acceder, entre otros aspectos.
“La tendencia hoy en día en países del hemisferio norte, es lograr generar políticas de viajes de una hoja solamente one sheet policy, de esta manera se hace más fácil su difusión, y adopción por parte de los usuarios viajeros”, explica Rivas.
Asesoría y gestión
Tras esto, dice la experta, viene la gestión de cada viaje. Como ya se sabe qué es lo que se puede hacer, ahora es importante empezar a hacerlo.
Así, si tu empresa no tiene experiencia en este tipo de viajes –que son muy diferentes a la compra y planificación de traslados personales- lo más recomendable es buscar la asesoría y alianza de una agencia experta en este tipo de viajes.
¿Por qué?
Básicamente porque los viajes no son el core de tu negocio y porque las necesidades y urgencias a las que hay que hacer frente en un viaje ejecutivo son distintas a las de un viaje de vacaciones pero, además, porque una agencia experta “presta una asesoría de excelencia a la hora de enfrentar los dos mayores gastos en los viajes corporativos: los vuelos y el alojamiento”, señalan desde Turavion.
De hecho, en Turavion cuentan que junto a sus más de 80 años de trayectoria, son partners exclusivos en Chile de la Red Global FCM Travel Solutions, presente en 90 países y enfocada en satisfacer las necesidades de sus clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en Chile y en el mundo.
Junto con eso, esta agencia explica que por ejemplo ellos cuentan con una plataforma online que permite buscar entre distintas alternativas de vuelo de diferentes compañías, generando criterios económicos, de conveniencia y flexibilidad.
Además, como están especializados, apoyan en la generación de convenios con tarifas preferenciales en hoteles nacionales e internacionales, también a través de un sistema de búsqueda y reserva en línea.
Estas dos herramientas, dicen desde la empresa, puede generar un ahorro desde 10% en un viaje, y se puede hacer de manera autónoma, o con la asesoría prestada por un Business Manager de Turavion, “que guía y apoya a sus clientes en la identificación de oportunidades de mejora en proveedores, comportamiento de viajeros y la implementación de soluciones tecnológicas que ayuden a las empresas en el cumplimiento de su política de viajes”, finaliza Rivas.
