SANTIAGO.- Con miras al cambio de mando del próximo 11 de marzo, el Consejo para la Transparencia (CPLT) envió un oficio a 349 instituciones públicas, entregando recomendaciones sobre el trato que se debe dar a documentos y a la información por parte del Gobierno saliente.
El documento firmado por el presidente del CPLT, Marcelo Drago, incluye 17 sugerencias para autoridades y funcionarios entrantes y salientes. Planteamientos que explican, por ejemplo, cómo se debe manejar la información sobre la gestión del organismo en los últimos cuatro años.
Al respecto, Drago comentó que "además de facilitar el proceso de transición al que se enfrentarán los organismos públicos, estas recomendaciones pretenden garantizar el acceso a la información de todos los ciudadanos a través de la Ley de Transparencia, avalando la disponibilización y archivo de documentos que al ser del Estado, son también de todos los chilenos".
En el texto se suman recomendaciones para el manejo de documentos, archivos y correos electrónicos, los cuales no deberían ser borrados ante el arribo de las nuevas autoridades de la administración de Sebastián Piñera.
En ese sentido, el presidente del CPLT explicó que "lo que se busca también es darle continuidad a la gestión administrativa de las instituciones de manera clara, pero por sobre todo transparente. Los organismos, y en particular los funcionarios, deben estar tranquilos pues la conservación de correos o documentos sólo responde a una lógica que pretende mejorar el trabajo de las reparticiones y permitir un efectivo control social de los ciudadanos".
A continuación te presentamos algunos de los principales puntos planteados:
Continuidad en transparencia activa
En lo que se refiere al acceso a la transparencia activa, lo cual incluye información que por ley debe permanecer en los sitios Web de los organismos, desde el CPLT recordaron que su actualización se debe efectuar los primeros 10 días hábiles del mes de marzo, siendo "responsabilidad de las autoridades que a esa fecha estén ejerciendo el cargo".
No obstante, en una minuta a la que tuvo acceso Emol, se apunta a que esto será, "sin perjuicio de la necesidad de disponer, por parte de las autoridades que dejan su cargo, las medidas que faciliten el cumplimiento futuro del deber de informar por parte de las autoridades que asumirán a contar del 11 de marzo de 2018. Asimismo, la información de respaldo de tal publicación deberá ser entregada a las nuevas autoridades en forma ordenada y completa, velando porque exista absoluta coherencia entre lo entregado y lo informado en el sitio electrónico del órgano o servicio".
Exigencia que también se aplica a aquellos que cesen en sus cargos en una fecha posterior a la indicada. Y se agrega que si el plazo de actualización está pendiente a la época del cambio de autoridad, "se recomienda que quien deje el cargo se encargué de efectuar la publicación que corresponda al mes en curso".
Derecho de acceso a la información pública
Junto a esto, se recordó que ante los procedimientos relacionados con derecho al acceso a la información pública, iniciados antes del cambio de mando o en la misma fecha, "deberá entregarse por parte de la autoridad que deja su cargo a aquella que lo asume, un listado de los que se encuentren pendientes de resolución". Y lo cual deberá ser especificado en forma detallada.
Tratamiento de documentos
Asimismo, el Consejo plantea que para no entorpecer el ejercicio del acceso a la información, toda la información relacionada con una solicitud de este tipo, ya sean resoluciones, actas, expedientes, contratos, acuerdos, entre otros, "deberán quedar en los archivos del respectivo organismo en soporte papel o electrónico, de manera que se encuentre a disposición de las futuras autoridades y de los ciudadanos que los requieran mediante un procedimiento que asegure tanto su integridad y completitud como una búsqueda expedita".
No borrar correos electrónicos
Además, la institución recalcó la necesidad de que "los órganos y servicios públicos que hagan uso de medios de comunicación electrónicos, tales como correos electrónicos, conserven los registros de estas comunicaciones y guarden respaldo institucional de los mismos, con el objeto de dejar constancia de la transmisión y recepción efectuadas por medios electrónicos y del contenido de los mismos".
Se trata de una medida de suma importancia y que en el pasado ha generado polémica su no cumplimiento. Cabe recordar el revuelo que causó el formateo del computador que el hijo de la Presidenta Michelle Bachelet, Sebastián Dávalos, ocupaba mientras ejercía el cargo de director Sociocultural de La Moneda.
Correspondencia de la Presidencia de la República
Por otra parte, la correspondencia, recibida por y emanada del Presidente de la República o las autoridades respectivas en el ejercicio de su cargo, debe mantenerse, en original o copia, los cuales serán guardados en los archivos de la Administración del Estado. Esto pues se trata de información a la que puede acceder cualquier persona en el uso de su derecho, salvo que existan causales de reserva previstas en la ley.
Trato de documentos
Con ello, el Consejo apunta a que "la expurgación o destrucción" de documentos en la Administración Pública, exige un acto administrativo que autorice aquello y un acta que dé cuenta de esto.
"Los documentos de los ministerios y demás órganos y servicios públicos que hayan cumplido cinco años de antigüedad deben ser enviados al Archivo Nacional, conforme lo dispone el art. 14 d) del D.F.L. N°5.200/1929 del Ministerio de Educación. En caso de no darse cumplimiento a esta obligación en el plazo indicado, la información referida deberá permanecer en los órganos o servicios de la Administración del Estado, adoptando a su respecto las medidas de conservación necesarias", se señala.
Documentos secretos o reservados
Los documentos declarados como "secretos o reservados" deberán entregarse, haciéndose mención a la obligación de guardarlos "en condiciones que garanticen su preservación y seguridad, durante el plazo de diez años, sin perjuicio de las normas que regulen su entrega al Archivo Nacional". Éstos tienen que ser entregados en forma actualizada.
Reclamos y amparos
Respecto a los reclamos y amparos contra un órgano o servicio, pendientes al 11 de marzo del 2018 o a la fecha de asunción del cargo de la autoridad correspondiente, el CPLT recordó que debe transmitirse un listado indicando todos los detalles del caso que den cuenta del estado de la situación y sus plazos. También hay que informar de los reclamos de ilegalidad pendientes y donde el órgano o servicio sea parte.
Auditorías en transparencia
En relación de auditorías en transparencia, deberá informarse si se encuentra pendiente por parte del órgano o servicio el envío de antecedentes para la confección del Informe Preliminar o el Plan de Acción con medidas correctivas asociadas al Informe Final de Auditoría en Transparencia, enviado previamente por este Consejo.
Vida privada
Frente al cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, aquellas autoridades que dejen sus cargos deberán actualizar el registro de las bases de datos en el Registro Civil. Al mismo tiempo, hay que informar del listado actualizado de los bancos de datos registrados a la nueva autoridad, "con el objeto que se mantengan o adopten las medidas de seguridad requeridas".
Lobby y gestión de intereses particulares
El Consejo también precisó que las autoridades salientes tienen que informar a las nuevas, el registro de audiencias, donativos y viajes efectuados, para efectos de su publicación por transparencia activa. También tienen que entregar datos de audiencias y reuniones pendientes.
Patrimonio e intereses
Además, en lo que respecta a las declaraciones de patrimonio e intereses, el organismo recalca que la autoridad saliente deberá informar a "las nuevas autoridades el nombre de las personas que no han efectuado oportunamente la declaración, así como las declaraciones de patrimonio e intereses que se encuentren efectuadas y pendientes de ser remitidas a la Contraloría General de la República". Quienes dejen el gobierno tienen que hacer sus declaraciones por cese de funciones en los 30 días posteriores y quienes ingresen también, en el mismo plazo tras la asunción del cargo.
