Reuniones de apoderados: Los consejos de un experto para hacerlas más productivas, dinámicas y educativas

SANTIAGO.- Chile es uno de los países menos productivos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) y eso se ve reflejado en la forma en que se gestionan muchos temas en las organizaciones.

"Podríamos decir que es un problema técnico, pero al hacer una observación detallada, nos damos cuenta de que es una realidad cultural el hecho de no usar de buena forma nuestro principal recurso", señala Humberto Almonacid Alarcón, experto en productividad, y autor del libro "Optimezation", donde propone un nuevo modelo y estrategias para gestionar nuestras actividades en distintos ámbitos.

Una de ellas son las reuniones de apoderados, las que muchas veces aparecen como un aburrido deber por cumplir entre quienes tienen hijos en etapa escolar, y que pueden llegar a generar bastante ansiedad entre las personas.

"Imaginen que si las mejores empresas del país aún no pueden desarrollar reuniones de forma efectiva, cayendo en algo llamado reunionitis aguda, ¿cómo esperamos llegar a buen término en una reunión de apoderados?", cuestiona Almonacid.

En esa línea, recuerda: "¿Quién no ha tenido que estar más de una vez sufriendo en una silla incómoda, a veces en invierno, siendo testigo de cómo se diluyen los temas y viendo cómo el tiempo pasa sin llegar a ninguna conclusión clara?".

La solución es responsabilidad de todos

Humberto Almonacid (arriba en la foto), sostiene que existen estadísticas a nivel mundial que nos dicen que del asistente promedio a una reunión, el 91% se distrae en algún momento, el 96% se pierde alguna reunión de forma consciente o inconsciente, el 39% se duerme, el 45% está agobiado por todas las reuniones a las que deben asistir, el 73% hace otras cosas durante la reunión y el 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo.

Este problema se puede manifestar tanto por culpa de quien dirige la reunión o de los asistentes que no logran comprometerse con lo que sucede. Pero sin duda, es responsabilidad de todos solucionarlo para que el proceso fluya de una forma más dinámica y sin contratiempos.

A continuación, algunos tips para que apoderados y profesores puedan sacar el máximo provecho a esta instancia que en cierta medida podría determinar el futuro de los estudiantes.

¿Qué debería tener una reunión de apoderados efectiva?

1.- Una agenda previa de los temas que se tratarán y que debe ser enviada junto a la citación.

2.- Un facilitador o mediador, que debe encargarse de que todos los asistentes participen y den su opinión. Puede ser el profesor o el presidente de curso.

3.- Un encargado de llevar registro de los temas tratados y de los acuerdos realizados en la reunión. No puede ser el facilitador.

4.- El profesor tendrá que:

- Evitar distracciones de los temas principales.
- Dar la palabra a quien quiera expresar su opinión.
- Pedir a los asistentes que mantengan la atención en los temas tratados.
- Gestionar los momentos tensos.
- Promover un clima de cooperación.
- Asegurar que se cumpla cada etapa dentro del tiempo.

5.- El apoderado tendrá que:

- Ser puntual con la hora de llegada.
- Poner atención y evitar el uso de su teléfono.
- Participar de los debates.
- Dar opinión respecto de los acuerdos que sean tomados.
- Realizar seguimiento de los acuerdos anteriores.

Las etapas de una reunión efectiva

1.- Etapa informativa: Es la parte inicial de la reunión, donde se entrega información sobre temas educativos, tales como: normativa institucional, proyecto educativo, definiciones del establecimiento, plan de estudio y actividades. No debería durar más de 10 minutos.

2.- Etapa de análisis: Aquí se conversa y definen las características principales sobre los temas que importan a los padres y apoderados, tales como: rendimiento general del alumnado, temas conductuales, paseos de curso, establecimiento de cuotas, entre varios otros. Se debe dar lugar para la participación y el debate de todos los asistentes. No debería durar más de 35 minutos.

3.- Etapa de coordinación: Es la parte final de la reunión, donde se hace el resumen de lo tratado y se establecen los detalles para el seguimiento de las actividades extraídas de la etapa anterior; se deben definir los responsables, los plazos y los recursos necesarios. No debería durar más de 15 minutos.

Posterior a esto, viene el cierre, en el cual el facilitador debería dar algunas palabras de agradecimiento por la asistencia e indicar que si algún apoderado tiene dudas o consultas individuales, puede quedarse para conversarlo.

También se pueden incluir otras actividades que dependerán de la imaginación del profesor, como entregarles algún trabajo realizado por sus hijos, manifestar la importancia de su participación en el proceso de formación integral de sus pupilos o pedirles que contesten una pequeña encuesta para evaluar su grado de satisfacción con la reunión.

"Una reunión de apoderados efectiva, podría durar poco más una hora o menos inclusive, si todos los asistentes se comprometieran en el fluir del proceso", finaliza Almonacid.

* Humberto Almonacid es ingeniero mecánico de la Universidad Austral de Chile, Coach Integrativo con doble certificación internacional y es parte del equipo oficial de entrenadores de Jurgen Klaric en Chile.