La irrupción de nuevas generaciones en el mundo laboral ha modificado sustancialmente algunas prácticas al interior de empresas que por años siguieron los mismos patrones en sus actividades. Es el caso de las reuniones corporativas o de negocios, las que hasta hace unos años eran calificadas como “buenas o malas” dependiendo simplemente del nivel de organización que estas tuvieran.
Pues bien, en la actualidad una buena coordinación del evento es algo que se da por descontado y las exigencias de los asistentes apuntan a acceder a un abanico de posibilidades que harán de ese encuentro de trabajo una “experiencia inolvidable” y un aporte tanto para su desarrollo profesional como personal.
Desde la empresa Turavion, agencia de viajes con más de 80 años de experiencia en el rubro, reconocen que la incorporación de los millennials y centennials en el mundo laboral ha obligado a los actores del mercado a modernizar sus propuestas a la hora de organizar una reunión de negocios.
"Si se realiza un evento en el extranjero, dentro de Chile, en la misma ciudad o en sus cercanías, elegir el destino, el hotel o la locación donde realizar la actividad toma particular relevancia, especialmente si ahora el público objetivo valora más 'vivir una experiencia', que pasar toda la jornada en un elegante salón de hotel", dicen de la empresa.
Añaden que lo primero que se debe internalizar al momento de coordinar una actividad laboral como esta es comprender que más de lo mismo ya no es suficiente para estas nuevas generaciones.
Añaden que en la actualidad existen al menos cuatro claves que son fundamentales para coordinar una reunión de negocios moderna.
1.- El valor del contenido
Lo primordial, dicen desde la agencia, es que la reunión corporativa tenga una estructura orientada a cumplir con los objetivos estratégicos que se impuso la empresa al momento de aprobar un encuentro de estas características.
De forma paralela, este evento debe ofrecer los contenidos, instancias y actividades que permitan al asistente sentir que son un aporte para su desarrollo profesional y personal.
“Esta es la base y si aquí se falla, el resto del evento cae como un castillo de naipes al momento de las evaluaciones”, explican desde Turavion.
2.- El lugar
Las reuniones de negocios se pueden realizar en el extranjero, dentro de Chile, en la misma ciudad o en otra zona del país. Sea donde sea, lo importante es comprender que los asistentes no solo cumplir con la programación de la cita, sino que “vivir una experiencia” que justifique las horas invertidas en la cita.
En este punto hay factores comunes que todo destino de reunión de negocios debe tener o tomar en cuenta, dicen desde Turavion, como “la seguridad, una situación política/social estable, buen clima, buena conectividad aérea y un tipo de cambio favorable, en caso de ser un lugar fuera del país”.
Con esos elementos resueltos, una buena opción es buscar un lugar innovador, y que cumpla con las condiciones mínimas para un correcto desarrollo de las actividades relacionadas a la reunión o convención.
Por ejemplo, una tendencia que ha tomado fuerza los últimos años en Estados Unidos es trasladar algunas de las exposiciones que se hacen en estos encuentros a cines o teatros donde existe el espacio, la comodidad y los equipos tecnológicos necesarios para realizar proyecciones de imágenes o video de gran nivel.
3.- Un infaltable: la tecnología
Si bien contar con herramientas tecnológicas de última generación implica muchas veces una mayor inversión, lo cierto es que tener este “aliado” en una reunión corporativa o en un evento con un cliente, es un punto a favor que ayudará a conseguir esa experiencia inolvidable que tanto se busca.
No obstante, desde Turavion indican que siempre es necesario tener claro que la presencia de estas herramientas debe ser un aporte en la consecución de las metas del encuentro y no un mero factor distractivo.
“Realidad virtual, inteligencia artificial, muros led y aplicaciones desarrolladas para el evento favorecerán la conexión entre los asistentes y los objetivos que persigue el encuentro, abriendo la posibilidad también de contar, al finalizar la jornada, con valiosos datos para la evaluación y los informes de reporting”, explican desde la agencia.
De hecho, comentan que en la actualidad las grandes reuniones o convenciones incorporan una app mobile para interactuar más directamente con el usuario, pudiendo realizar, en el marco del encuentro, encuestas y consultas que pueden ser respondidas en tiempo real.
“La idea es mantener a los participantes activos en todo momento, y el factor tecnológico hay que usarlo a favor del evento; disponiendo de información del destino, el calendario, poder enviar notificaciones de inicio de alguna actividad entre otros”, dicen desde la agencia.
4.- Evento sustentable y sostenible
Finalmente, la cuarta clave revelada por Turavion apunta a ir más allá y responder a intereses más profundos de los asistentes como, por ejemplo, que la reunión no implique un deterioro para el medio ambiente.
“Si procuras que la huella dejada tras el evento sea lo más reducida posible, tus colaboradores lo van a agradecer y valorar. Por eso, el evento ganará en empatía y participación si buscas acotar el consumo de recursos (luz y agua), si reciclas u ocupas artículos reutilizables (jamás de un único uso) y si, en general, promueves una relación respetuosa con el medioambiente y la cultura local”, explican desde la agencia.
