En medio de la pandemia de Coronavirus que afecta al país, una de las recomendaciones que se ha hecho para disminuir la propagación del virus es fomentar el trabajo desde la casa, o teletrabajo, en aquellas empresas y rubros en los que sea posible.
Para ello, existen varias herramientas digitales que ayudan a mantener la comunicación entre los equipos y continuar avanzando en los proyectos a distancia.
Una de las plataformas más utilizadas por empresas que ya han implementado el “home office” es Zoom. La aplicación permite realizar videoconferencias, entrevistar clientes y tener reuniones a distancia de hasta 100 personas.
Entre las razones de su popularidad está que ofrece opciones versátiles, como por ejemplo:
programar y grabar reuniones, compartir pantalla entre las personas conectadas
y utilizar una pizarra virtual que puede ser vista y editada por todos.
Una aplicación similar es Meet. Esta herramienta es la versión empresarial de Hangouts de Google y es ideal para reuniones informales de hasta 30 personas. Una de sus ventajas es que permite conectarse con varios productos de G Suite, como Gmail, Google Calendar, Drive y Docs.
Para mensajería instantánea, una buena opción es Slack. La aplicación permite a las empresas dividir la comunicación en “canales”, en los que los miembros pueden compartir mensajes, herramientas y archivos. Estos canales sirven para organizar los mensajes por equipo, proyecto o cualquier otra categoría que sea relevante para la compañía.
Organización e intercambio de archivos
Algunas opciones conocidas para compartir documentos con otros usuarios son Drive de Google, Onedrive de Microsoft y Dropbox. Pero además, existen otras herramientas que facilitan el trabajo colaborativo.
Mural y Whiteboard son dos aplicaciones que ofrecen al usuario una “pizarra virtual”. La primera funciona a través de murales digitales en los que se pueden compartir todo tipo de archivos multimedia, la segunda consiste en un lienzo virtual en el que las personas pueden intercambiar ideas, textos y dibujos en tiempo real.
Para la organización de tareas, una alternativa es Trello. La herramienta está basada en el método japonés Kanban que busca controlar el avance del trabajo y funciona con un tablero principal que contiene listas separadas por temática.
El objetivo es que los miembros de un equipo puedan ver en un mismo espacio las tareas asociadas a un proyecto, quién se está haciendo cargo de ellas y cuál es el estado de avance. Para ello, los usuarios pueden crear listas y tarjetas con tareas que se pueden ordenar por urgencia, editar añadiendo comentarios y clasificar por colores.
Otra aplicación para organizar el trabajo basada en el sistema Kanban, es Kanbanize. La herramienta funciona de forma similar a Trello pero cuenta con opciones adicionales, como la posibilidad de que cada tarjeta puede contener a su vez una lista de tareas propia, la opción de revisar el tiempo que ha tomado completar cada tarea y la visualización de estadísticas para revisar cómo fue el avance de cada proyecto particular.
