SQM define nuevo procedimiento para el pago de boletas y facturas

SANTIAGO.- Varios cambios se están dando al interior de SQM bajo la nueva administración de Patricio de Solminihac. Esta semana, la firma dio a conocer internamente dos medidas con las que la empresa busca dar una señal de transparencia, fortalecer los controles internos y, sobre todo, tomar distancia respecto de la administración anterior, encabezada por Patricio Contesse.

Este último renunció el 16 de marzo, tras no querer colaborar con el comité ad hoc creado por el directorio para recabar antecedentes sobre un eventual desvío de fondos para el financiamiento ilícito de campañas políticas, y el 25 de marzo, De Solminihac confirmó pagos por unos US$ 11 millones entre 2009 y 2014 sin respaldo de documentos.

SQM decidió cortar todos los contratos de asesorías vigentes. Se trata de más de 50 contratos con empresas, las que fueron inmediatamente notificadas de la decisión. La información se dio a conocer ayer al interior de la firma, informa "El Mercurio".

Además, la gerencia de Riesgo y Control de Cumplimiento dio a conocer internamente un documento que se trata de un nuevo procedimiento en el que detalla todos los pasos que debe hacer cualquier funcionario de la empresa que esté en posición de gestionar, autorizar o ejecutar un pago. Este rige para todos los funcionarios de SQM, independientemente de su rango.

Algunas medidas que apuntan a elevar los controles dentro de la compañía son: en el caso del pago de boletas con o sin retención, y de facturas no afectas a IVA, la glosa debe ser coincidente y coherente con el giro de quien emite el documento.

Junto con eso, los funcionarios deberán establecer claramente información, como el objeto del servicio, el contrato asociado (si lo hay), y si dicho pago está vinculado a, por ejemplo, la elaboración de un informe determinado, entre otras medidas. Todo esto, con el objetivo de que toda boleta o factura pueda asociarse -sin duda alguna- a un servicio prestado, y con su respaldo.

Además, se determinó que las boletas con retención no podrán usar más el formulario de pago general. Cada servicio deberá contar con un respaldo y deberá dejar claramente establecido dónde quedará almacenada la información. El respaldo deberán guardarlo por al menos seis años.

Asimismo, el nuevo procedimiento establece que los documentos de pago deberán ser visados por una serie de estamentos al interior de la empresa, y no podrán pasar directamente al área de contabilidad. Y ante cualquier duda, la información podrá ser consultada al analista tributario, jefe de administración y validación de la información, contralor, o el gerente de finanzas.

A lo anterior se agregan nuevos controles para trabajos con las llamadas PEP (Personas Políticamente Expuestas), vínculos PEP, empleados públicos o personas con influencia. Las transacciones de este tipo deberán ser aprobadas de manera especial por la gerencia general de SQM, y en algunos casos, por otros estamentos de la firma.

Todos estos cambios en la empresa se dan tras las denuncias del Servicio de Impuestos Internos luego del hallazgo de boletas y facturas vinculadas a políticos. El documento de procedimiento corporativo de SQM fue aprobado por Patricio de Solminihac, gerente general de la firma.