En un entorno laboral en el que la inmediatez y la eficiencia asoman como conceptos clave para aumentar la productividad, saber cómo gestionar el tiempo de los equipos pequeños asoma como un pilar fundamental dentro de las organizaciones.
A diferencia de los equipos grandes, que pueden contar con una distribución de tareas acorde a cada especialidad, lo cierto es que los grupos reducidos deben ser capaces de optimizar el tiempo de la mejor manera.
Así lo explican las expertas, quienes destacan que gestionar el tiempo también influye en la sostenibilidad y el crecimiento que pueda experimentar la empresa a lo largo de los años.
“Cuando los equipos son pequeños, los roles de cada persona y las tareas en las que se enfocan tienden a jugar un rol fundamental en los resultados de la organización, a diferencia de estructuras grandes en donde los equipos, las tareas y las responsabilidades están más repartidas. Por eso, gestionar bien el tiempo no es solo una cuestión de productividad, sino de sostenibilidad y crecimiento”, dice María Ignacia Osses, Product mánager de consultoría de Trabajando.com.
Según explica Osses, optimizar el tiempo permite que los colaboradores se enfoquen en “tareas estratégicas” en lugar de quedar “atrapados en urgencias constantes”.
Los beneficios de optimizar el tiempo
Lograr una correcta forma de trabajo en grupos reducidos se traduce en equipos más eficientes y ágiles, capaces de responder de mejor manera las exigencias del mercado, “lo cual aumenta la competitividad de la empresa”, declara Osses.
“Al gestionar mejor el tiempo, podemos impactar la eficiencia al gastar menos tiempo en tareas operativas que pueden ser automatizadas sin sacrificar la calidad, podemos tomar mejores decisiones al tener más tiempo de evaluar las opciones, lo cual desencadena de forma natural en un impacto positivo a la rentabilidad, al reducir los costos operativos y enfocar los esfuerzos en las tareas de mayor valor”, indica.
Además, “desde el punto de vista personal, la optimización de tiempo también juega un papel importante e impacta positivamente, sobre todo en la reducción del estrés y la carga laboral, lo cual se traduce en mayor satisfacción laboral”.
Andrea Gamboa, Gerente de People & Culture ManpowerGroup Chile, empresa de soluciones para la gestión del talento humano, enfatiza por su lado que “cuando el tiempo se usa bien, el trabajo fluye mejor, se reducen las distracciones y el equipo puede enfocarse en lo que realmente genera valor. Además, mejora la colaboración y se evita la sensación de estar siempre resolviendo imprevistos, lo que impacta directamente en la motivación y el compromiso”.
Los desafíos que enfrentan las empresas con equipos pequeños
Cuando se habla de equipos pequeños, los desafíos tienden a aumentar para las empresas. En ese sentido, María Ignacia Osses detalla que en estructuras como estas las personas tienden a asumir más responsabilidades de forma simultánea.
“Existe esta concepción del ‘’multitask’. Esto puede llevar a perder el foco en lo que es realmente relevante y así mismo generar una sobrecarga laboral”, afirma.
“Ahora, otros puntos relevantes a observar en este tipo de estructuras, son también la falta de herramientas, que supone otro desafío, la dificultad para delegar por falta de personal y una comunicación poco clara. Respecto a las herramientas, en este tipo de estructuras por lo general no se cuenta con la tecnología necesaria para poder gestionar el tiempo de forma eficiente o automatizar las tareas más operativas, por lo cual una misma persona debe hacerse responsable de las tareas pequeñas y grandes responsabilidades, no pudiendo delegar y limitando la eficiencia del grupo”, zanja.
La visión de Andrea Gamboa es similar, ya que asegura que la sobrecarga de tareas asoma como uno de los retos a superar, “ya que pocas personas asumen muchas responsabilidades. También cuesta diferenciar lo urgente de lo importante y muchas veces se pierde tiempo en reuniones innecesarias o en interrupciones que afectan la concentración”.
Estrategias efectivas para la gestión del tiempo de forma eficiente en equipos pequeños
Considerando todos los retos es que los expertos entregan consejos clave para evitar sobrecargas laborales y mantener el funcionamiento de la empresa en óptimas condiciones. María Ignacia Osses, Product mánager de consultoría de Trabajando.com recomienda:
• Es clave contar con una planificación sin dejar de lado la flexibilidad: Las estrategias más efectivas pueden incluir; definir claramente las prioridades de la organización, o las tareas más prioritarias.
• Desarrollar cronogramas de trabajo para distribuir las tareas y los tiempos de ejecución: Aquí el uso de herramientas de gestión como lo son Trello o Notion, por ejemplo, es muy recomendado.
• Asimismo, contar con reuniones periódicas ha demostrado ser útil para organizar e ir priorizando en la marcha, además de minimizar los tiempos invertidos en tareas que quizás ya no son tan relevantes.
• Delegar y asignar las tareas y los tiempos también es clave, ya que ayuda a repartir de mejor manera la carga laboral y las responsabilidades.
• Por último, existen varias metodologías para poder gestionar de mejor manera el tiempo, los entregables y los proyectos, como lo son las metodologías Agile o Lean, por mencionar algunas.
Gamboa suma a esta lista el hecho de “no caer en la trampa de querer hacerlo todo a la vez. Es clave reducir reuniones largas, usar herramientas de gestión de tareas y dar autonomía para que cada persona organice su tiempo de manera eficiente. También ayuda establecer bloques de trabajo sin interrupciones para enfocarse en lo importante”.
Finalmente la representante de ManpowerGroup aclara que “es importante equilibrar eficiencia con bienestar, respetando los tiempos de descanso y fomentando una cultura donde se valore el trabajo bien hecho sin sobrecargar al equipo. Un equipo descansado y motivado siempre rinde más”.
